Wdrożenie Microsoft SharePoint Online
Projekt zrealizowany przez zespół inżynierów Lizard dla klienta z sektora usługowego. Prace objęły ustalenie potrzeb poszczególnych działów, zaprojektowanie docelowej struktury, wdrożenie, migrację, dostosowanie po konsultacjach oraz przekazanie procedur zespołowi klienta.
Środowisko Klienta przed wdrożeniem
Firma usługowa posiadająca kilka działów biznesowych i rozproszone repozytoria dokumentów przechowywane na serwerach plików oraz dyskach użytkowników.
Wyzwanie
Organizacja chciała uporządkować obieg dokumentów oraz zapewnić użytkownikom bezpieczny dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
Największe problemy obejmowały:
- brak jednolitej struktury dokumentów,
- wielokrotne kopie tych samych plików,
- trudności z nadawaniem uprawnień,
- brak wersjonowania dokumentów
#MyWiemyJakToZrobić!
Zakres projektu
Działania adekwatne do potrzeb klienta
Analiza
- warsztaty z klientem,
- analiza struktury organizacyjnej,
- określenie modelu uprawnień,
- przygotowanie architektury informacji.
Projekt
- zaprojektowanie witryn SharePoint,
- przygotowanie grup bezpieczeństwa,
- przygotowanie bibliotek dokumentów,
- opracowanie struktury folderów.
Wdrożenie
- konfiguracja witryn,
- konfiguracja uprawnień,
- migracja danych,
- wdrożenie list SharePoint,
- przygotowanie automatyzacji Power Automate.
Personalizacja
- dostosowanie wyglądu witryn,
- poprawki wynikające z konsultacji,
- optymalizacja nawigacji.
- Zakończenie
- odbiór projektu,
- dokumentacja,
- przekazanie środowiska administratorom.
Efekty
- uporządkowanie ponad kilkuset gigabajtów dokumentów,
- centralne repozytorium wiedzy,
- pełne wersjonowanie dokumentów,
- dostęp z komputerów i urządzeń mobilnych,
- możliwość dalszej rozbudowy o procesy biznesowe.
Korzyści biznesowe dla Klienta
szybsze wyszukiwanie dokumentów,
eliminacja wielu kopii plików,
łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami,
większe bezpieczeństwo danych,
gotowość do wdrażania kolejnych procesów Microsoft 365.