Kwalifikacja danych oraz wdrożenie klasyfikacji i tagowania dokumentów w Microsoft SharePoint Online
Projekt zrealizowany dla średniej wielkości przedsiębiorstwa po zakończeniu migracji danych do centralnego repozytorium. Zakres objął zaprojektowanie modelu klasyfikacji dokumentów, wdrożenie metadanych i typów zawartości, uzupełnienie istniejących plików oraz przeszkolenie użytkowników z nowego sposobu pracy z dokumentacją.
Środowisko Klienta przed wdrożeniem
Średniej wielkości przedsiębiorstwo zatrudniające około 250 pracowników, które zakończyło proces migracji danych do Microsoft SharePoint Online. Wszystkie dokumenty firmowe zostały przeniesione do centralnego repozytorium, eliminując lokalne serwery plików oraz rozproszone zasoby użytkowników.
Po zakończeniu migracji organizacja stanęła przed kolejnym etapem transformacji – uporządkowaniem informacji oraz wdrożeniem jednolitego modelu zarządzania dokumentacją.
Wyzwanie
Po migracji do SharePoint użytkownicy dysponowali jednym repozytorium dokumentów, jednak wyszukiwanie informacji nadal było utrudnione z uwagi na brak spójnej klasyfikacji danych.
Klient oczekiwał rozwiązania, które umożliwi:
- uporządkowanie wszystkich dokumentów według jednolitych zasad,
- szybsze wyszukiwanie informacji,
- klasyfikację danych zgodnie z ich poufnością,
- ograniczenie liczby zduplikowanych dokumentów,
- przygotowanie środowiska do wdrożenia Microsoft Purview oraz mechanizmów Data Loss Prevention (DLP),
- uporządkowanie dokumentacji zgodnie z wymaganiami NIS2, ISO 27001 oraz politykami bezpieczeństwa organizacji.
#MyWiemyJakToZrobić!
Zakres projektu
Działania adekwatne do potrzeb klienta
Analiza istniejących zasobów
Na początku projektu przeprowadzono analizę danych znajdujących się w SharePoint.
Zweryfikowano:
- strukturę witryn,
- biblioteki dokumentów,
- typy przechowywanych dokumentów,
- sposób pracy poszczególnych działów,
- strukturę uprawnień,
- sposób wyszukiwania informacji przez użytkowników.
Dodatkowo wykonano analizę najczęściej wykorzystywanych dokumentów oraz zidentyfikowano obszary wymagające standaryzacji.
Opracowanie modelu klasyfikacji danych
We współpracy z przedstawicielami poszczególnych działów opracowano model kwalifikacji informacji obejmujący między innymi:
- dokumenty handlowe,
- dokumenty finansowe,
- dokumentację kadrową,
- dokumentację projektową,
- procedury i instrukcje,
- dokumentację techniczną,
- dokumentację jakościową,
- dokumenty prawne.
Jednocześnie określono poziomy poufności informacji.
Przykładowe klasy:
- Public
- Internal
- Confidential
- Highly Confidential
- Projekt metadanych
Dla wszystkich bibliotek dokumentów zaprojektowano zestaw wspólnych metadanych.
Przykładowe tagi obejmowały:
- dział,
- właściciel dokumentu,
- typ dokumentu,
- proces biznesowy,
- klient,
- projekt,
- lokalizacja,
- status dokumentu,
- okres przechowywania,
- poziom poufności,
- data obowiązywania,
- wersja dokumentu.
Model został przygotowany w sposób umożliwiający jego dalszą rozbudowę.
Wdrożenie kolumn i typów zawartości
W środowisku SharePoint wdrożono:
- centralne kolumny metadanych,
- typy zawartości,
- słowniki wartości,
- wymagane pola dla wybranych dokumentów,
- standard nazewnictwa dokumentów.
W efekcie wszystkie nowe dokumenty otrzymywały ustandaryzowany zestaw informacji opisowych.
Migracja i uzupełnienie metadanych
Istniejące dokumenty zostały poddane procesowi kwalifikacji.
Projekt obejmował:
- przypisanie metadanych do istniejących plików,
- eliminację nieaktualnych dokumentów,
- identyfikację duplikatów,
- uporządkowanie bibliotek,
- archiwizację wybranych danych.
Konfiguracja wyszukiwania
Po zakończeniu klasyfikacji zoptymalizowano mechanizmy wyszukiwania SharePoint.
Użytkownicy uzyskali możliwość filtrowania dokumentów według:
- działu,
- projektu,
- klienta,
- właściciela,
- typu dokumentu,
- poziomu poufności,
- dat obowiązywania,
- statusu dokumentu.
Znacząco skróciło to czas odnajdywania potrzebnych informacji.
Przygotowanie do Microsoft Purview
Model klasyfikacji został zaprojektowany w sposób umożliwiający przyszłe wdrożenie:
- Microsoft Purview Information Protection,
- Sensitivity Labels,
- Retention Labels,
- Data Loss Prevention (DLP),
- automatycznego oznaczania dokumentów,
- polityk retencji danych.
Szkolenie użytkowników
Projekt zakończył się szkoleniami obejmującymi:
- zasady klasyfikowania dokumentów,
- korzystanie z metadanych,
- wyszukiwanie informacji,
- zarządzanie wersjami dokumentów,
- dobre praktyki pracy z dokumentacją.
Technologie wykorzystane we wdrożeniu
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft 365
- SharePoint Content Types
- Managed Metadata
- SharePoint Search
- Microsoft Lists
- Microsoft Entra ID
Efekty
Po zakończeniu projektu organizacja uzyskała:
- jednoznaczny model klasyfikacji dokumentów obowiązujący w całej firmie,
- centralne zarządzanie metadanymi,
- uporządkowane repozytorium dokumentów,
- szybsze wyszukiwanie informacji,
- wyeliminowanie znacznej części zduplikowanych danych,
- ujednolicenie sposobu opisywania dokumentów,
- gotowość środowiska do wdrożenia Microsoft Purview oraz polityk ochrony informacji.
Korzyści biznesowe dla Klienta
skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów nawet o kilkadziesiąt procent,
poprawa jakości i spójności danych,
ograniczenie ryzyka wykorzystania nieaktualnych wersji dokumentów,
łatwiejsze zarządzanie cyklem życia informacji,
zwiększenie bezpieczeństwa informacji dzięki klasyfikacji danych,
przygotowanie organizacji do spełnienia wymagań regulacyjnych (NIS2, ISO 27001, RODO),
stworzenie solidnych podstaw do wdrożenia zaawansowanych mechanizmów ochrony danych w Microsoft 365.