Problem z zarządzaniem IT w rozwijającej się firmie
Firma urosła szybciej niż jej środowisko IT. Serwer kupił kiedyś właściciel, pocztę zakładał znajomy, część licencji leży na prywatnych kontach pracowników. Uporządkowanie IT w rozwijającej się firmie zaczyna się od ustalenia, co w ogóle jest i kto za co odpowiada.
Najważniejsze fakty
Nieuporządkowane IT rzadko oznacza brak sprzętu. Zwykle oznacza, że każdy element środowiska ma innego opiekuna, inną historię zakupu i inne zasady utrzymania.
Porządkowanie zaczyna się od spisu tego, co firma ma i kto ma do tego dostęp. Bez spisu każda kolejna decyzja opiera się na czyjejś pamięci.
Najczęściej brakuje listy kont administracyjnych. Hasła do domeny, poczty i paneli operatorów bywają rozrzucone między obecnych i byłych współpracowników.
Licencje, domeny i abonamenty kupione na prywatne konta pracownika zostają poza kontrolą firmy, a po jego odejściu odzyskanie ich bywa długie i kosztowne.
Uporządkowanie środowiska zwykle nie wymaga jego wymiany. Wystarczy przypisać odpowiedzialność, spisać stan faktyczny i ustalić jeden tryb zgłaszania zmian.
Dostępy do firmowych systemów są rozproszone między kilka osób.
Sprawdź, czy wiesz, kto odpowiada za każdy element Twojego IT?
Zamów konusltację z inżynierem Lizard.
Kreujemy standardy
Zespół Lizard
Od ponad 26 lat odpowiadamy za ciągłość działania firm, które powierzają nam swoje IT.
Partnerstwo, które napędza biznes
Współpracujemy z liderami technologii, aby zapewnić bezpieczne i niezawodne rozwiązania backupu i ochrony danych.
Kto zwykle ma ten problem?
Problem rzadko wychodzi na jaw przy dwudziestu osobach. Pojawia się, kiedy firma przekracza próg, przy którym nikt już nie pamięta całego środowiska, a decyzje o sprzęcie i usługach zapadają w kilku miejscach naraz.
Członek zarządu lub dyrektor operacyjny
Widzisz to w kosztach i w terminach. Faktury za IT przychodzą od kilku dostawców, część pozycji powtarza się pod innymi nazwami, a przy każdym projekcie harmonogram przesuwa się o tygodnie, bo na starcie trzeba ustalać rzeczy podstawowe. Zwykle zaczynasz porządkowanie po pierwszej awarii, przy której nikt nie umiał od razu powiedzieć, czyj to obszar i do kogo zadzwonić.
Właściciel rosnącej firmy
Poznasz to po tym, że przy każdej większej decyzji musisz dzwonić do kilku osób, żeby ustalić stan faktyczny. Jedna wie, gdzie stoi serwer, druga pamięta, kto kupował licencje, trzecia ma dostęp do panelu operatora. Zwykle sięgasz po uporządkowanie wtedy, gdy planujesz nową lokalizację, zmianę systemu sprzedażowego albo wejście inwestora i okazuje się, że nikt nie potrafi opisać środowiska w całości.
Pracownik, który przejął IT przy okazji
Masz w firmie inne obowiązki, ale trafiają do Ciebie hasła, faktury i pytania o sprzęt, bo kiedyś pomogłeś przy przeprowadzce biura. Do części systemów nie masz uprawnień i nie masz wpływu na zakupy, za które odpowiadasz. Zwykle zgłaszasz potrzebę uporządkowania wtedy, gdy zaczyna Ci brakować czasu na własną pracę albo gdy pojawia się zadanie, którego nie umiesz bezpiecznie wykonać.
Z czego to wynika?
Dlaczego IT przestaje nadążać?
Żadna z tych sytuacji nie bierze się z zaniedbania. Każda decyzja z osobna była rozsądna w momencie, w którym zapadała, tyle że nikt nie sprawdzał, jak wygląda ich suma po trzech albo pięciu latach wzrostu.
{acf_problem_definicja_akapit}
Sprzęt i usługi kupowane pojedynczo, przy okazji potrzeby
Pierwszy serwer pojawia się, bo skończyło się miejsce na dysku. Pierwszy firewall, bo operator zmienił łącze. Każdy zakup rozwiązuje jedną sprawę i jest domykany osobno, więc po kilku latach firma ma środowisko złożone z rozwiązań, których nikt nie dobierał względem siebie. Widać to zwykle dopiero przy pierwszej większej zmianie, kiedy trzeba połączyć kilka elementów i okazuje się, że korzystają z innych standardów uwierzytelniania albo innych formatów kopii.
Odpowiedzialność za IT rozdzielona między kilka osób
W małej firmie IT zajmuje się ten, kto akurat umie. Bywa, że właściciel trzyma dostępy do domeny, ktoś z rodziny konfiguruje sieć, a pracownik z produkcji instaluje komputery nowym osobom, bo robi to najszybciej. Każda z tych osób zna swój fragment i nie zna reszty, więc pełny obraz nie istnieje w żadnej głowie. Przy wzroście do kilkudziesięciu stanowisk taki podział przestaje działać, bo zadania zaczynają się nakładać i nikt nie odpowiada za całość.
Decyzje podejmowane bez zapisu, tylko w rozmowie
Zmiana w konfiguracji poczty, wyjątek na firewallu, dostęp do folderu dla jednego zespołu. Takie rzeczy ustala się w rozmowie przy biurku i nikt ich nie notuje, bo w danym tygodniu wszyscy pamiętają, o co chodziło. Po roku nikt już nie wie, czemu dana reguła istnieje, więc nikt jej nie rusza. Środowisko obrasta wyjątkami, których nie da się usunąć, bo nie wiadomo, co od nich zależy.
Konta i licencje zakładane na prywatne adresy pracowników
Na starcie prościej jest kupić subskrypcję z prywatnej karty i podpiąć ją do prywatnego adresu, bo firma nie ma jeszcze procedury zakupowej. Tak powstają domeny zarejestrowane na jednego pracownika, konta w panelach operatorów bez dostępu dla firmy i licencje przypisane do osoby zamiast do organizacji. Problem ujawnia się przy odejściu tej osoby albo przy próbie przeniesienia usługi do innego dostawcy, kiedy trzeba wykazać, kto jest właścicielem.
Zgłoszenia przyjmowane wieloma kanałami naraz
Awarie zgłasza się tak, jak jest najszybciej, czyli mailem, telefonem albo na korytarzu. Część spraw ginie, część robi się dwa razy, a nikt nie potrafi powiedzieć, ile ich w ogóle było w miesiącu. Bez tej liczby trudno ocenić, czy firma potrzebuje etatu, czy umowy z dostawcą, i trudno uzasadnić jakikolwiek budżet na IT przed zarządem. Przy kilku osobach, które przyjmują zgłoszenia, każda z nich ma też własny sposób ich zapisywania, więc historia jednej maszyny bywa rozrzucona po trzech skrzynkach.
Porządkowanie odkładane na czas po kolejnym wzroście
Nowa lokalizacja, nowy magazyn, przejęcie mniejszej spółki. Każde takie zdarzenie dokłada sprzęt, konta i umowy, a porządkowanie zostaje na później, bo bieżące zadania mają termin, a porządek go nie ma. Po kilku takich cyklach różnice między lokalizacjami są już na tyle duże, że jedną zmianę trzeba wprowadzać osobno w każdym miejscu. Im dłużej to trwa, tym szerszy jest zakres prac, więc decyzja o uporządkowaniu zapada zwykle pod presją, przy audycie, zmianie dostawcy albo transakcji.
Czym to grozi, kiedy firma rośnie dalej?
Dopóki nic się nie dzieje, rozproszone IT wygląda na sprawę do uporządkowania kiedyś. Koszt pojawia się skokowo i zwykle w najgorszym momencie, przy awarii, przy odejściu osoby z dostępami albo przy projekcie, który trzeba zatrzymać, bo nikt nie potrafi opisać stanu wyjściowego.
Skutki operacyjne
Przy awarii najwięcej czasu zabiera ustalanie, kto ma dostęp i gdzie w ogóle szukać. Zanim ktokolwiek zacznie naprawiać, trzeba znaleźć osobę z hasłem do urządzenia, potwierdzić, czy wolno je restartować, i sprawdzić, co jeszcze od niego zależy. W środowisku, którego nikt nie opisał, ta część potrafi trwać dłużej niż sama naprawa. To samo dotyczy zmian planowanych, bo każdy projekt zaczyna się od rozpoznania stanu faktycznego zamiast od realizacji.
Skutki finansowe
Rozproszone zakupy oznaczają, że firma płaci kilka razy za to samo. Zdarzają się równoległe subskrypcje tej samej usługi w dwóch działach, licencje przypisane do osób, które już nie pracują, i abonamenty za łącza w lokalizacjach, z których firma się wyprowadziła. Bez jednego rejestru umów nikt tego nie wychwyci, bo każda faktura z osobna jest niewielka. Drugi koszt to czas pracowników, którzy zamiast swoich zadań obsługują sprawy IT.
Ryzyko kadrowe
Jeśli dostępy i wiedza o konfiguracji są rozłożone między kilka osób, odejście każdej z nich odcina firmę od części środowiska. Przy prywatnych kontach i domenach zarejestrowanych na pracownika odzyskanie kontroli wymaga kontaktu z tą osobą albo procedury u dostawcy, która trwa i wymaga dokumentów rejestrowych. Ten sam mechanizm dotyczy zewnętrznego wykonawcy, który konfigurował sieć i nie zostawił po sobie żadnego opisu.
Bezpieczeństwo i dostępy
W środowisku budowanym doraźnie uprawnienia zwykle tylko przyrastają. Konta byłych pracowników zostają aktywne, bo nikt ich nie zgłosił do usunięcia, a uprawnienia administracyjne rozdano kiedyś kilku osobom, żeby mogły sobie poradzić bez czekania. Do tego dochodzą urządzenia, o których firma zapomniała, czyli stary serwer w kącie serwerowni i przełącznik z domyślnym hasłem. Każdy z tych elementów zwiększa powierzchnię ataku i żaden nie zostanie znaleziony bez przeglądu, bo nie ma go na żadnej liście.
Od czego zacząć porządkowanie?
Porządkowanie nie polega na wymianie środowiska. Polega na tym, żeby stan faktyczny dało się opisać, a zmiany przechodziły jedną ścieżką. Kolejność ma znaczenie, bo bez spisu i bez listy dostępów każdy następny krok opiera się na domysłach. Pierwsze cztery kroki firma zwykle wykonuje własnymi siłami.
Spisz, co masz w środowisku
Wypisz serwery, urządzenia sieciowe, komputery, usługi chmurowe, łącza i systemy biznesowe, razem z lokalizacją i osobą, która się nimi zajmuje. Na start wystarczy arkusz, bo liczy się kompletność listy. Dołóż do niej umowy z dostawcami i daty ich zakończenia, bo to one wyznaczają momenty, w których możesz coś zmienić bez kar. Krok jest zrobiony, kiedy dla każdej pozycji potrafisz wskazać, gdzie stoi, po co działa i kto ją obsługuje.
Ustal, kto ma dostęp administracyjny do czego
Przejdź po każdej pozycji ze spisu i sprawdź, kto ma do niej konto z uprawnieniami administratora. Sprawdź też panele u operatorów, rejestratora domeny i konta rozliczeniowe u dostawców chmurowych, bo one najczęściej wypadają z pola widzenia. Konta byłych pracowników i wykonawców zapisz osobno, razem z decyzją, co z nimi zrobić. Krok jest zrobiony, kiedy dla każdego systemu masz imienną listę osób z dostępem i żadnej pozycji nie oznaczyłeś jako nieznana.
Przenieś konta, licencje i domeny na firmę
Wszystko, co firma opłaca, ma być zarejestrowane na firmę i na firmowy adres. Dotyczy to domen, subskrypcji, kont w panelach operatorów i licencji przypisanych do osób. Część zmian robi się samodzielnie w panelu, część wymaga wniosku u dostawcy i dokumentów rejestrowych, więc zaplanuj na to czas. Krok jest zrobiony, kiedy na żadnej opłacanej usłudze nie widnieje prywatny adres ani prywatna karta pracownika.
Sprawdź, co jest objęte kopią zapasową
Zestaw listę systemów ze spisu z tym, co realnie trafia do kopii, i sprawdź, kiedy ostatnio ktoś próbował z niej odtworzyć dane. W środowiskach budowanych stopniowo zwykle brakuje kopii dla usług dodanych najpóźniej, na przykład dla danych w chmurze albo dla nowego systemu magazynowego. Ustal też, gdzie kopie leżą i kto ma do nich dostęp. Krok jest zrobiony, kiedy przy każdym systemie ze spisu masz informację, czy jest kopiowany, jak często i gdzie trafia kopia.
Wskaż jedną osobę odpowiedzialną za IT
Chodzi o osobę po stronie firmy, która podejmuje decyzje i utrzymuje kontakt z dostawcami, nawet jeśli sama niczego nie konfiguruje. Może to być członek zarządu, dyrektor operacyjny albo pracownik z przydzielonym na to czasem, pod warunkiem że ma dostęp do umów i budżetu. Bez tej roli po kilku miesiącach wracają te same rozbieżności. Krok jest zrobiony, kiedy w firmie wiadomo, kto zatwierdza zakupy sprzętu i zmiany w środowisku.
Zbierz zgłoszenia w jednym miejscu
Ustal jeden adres albo jeden formularz, przez który idą wszystkie sprawy IT, i przestań przyjmować je kanałami prywatnymi. Na początek wystarczy wspólna skrzynka, o ile ktoś przegląda ją codziennie. Po dwóch albo trzech miesiącach masz liczby, czyli ile zgłoszeń wpływa, czego dotyczą i ile zajmuje ich obsługa. Krok jest zrobiony, kiedy potrafisz podać liczbę zgłoszeń z ostatniego miesiąca bez pytania kogokolwiek o zdanie.
Ustal kolejność zmian i pieniądze na nie
Z listy braków zbuduj kolejkę i rozstaw ją w czasie według dwóch kryteriów, czyli co zatrzyma firmę przy awarii i co blokuje najbliższe plany biznesowe. Reszta czeka. Do każdej pozycji dopisz szacunkowy koszt i moment, w którym da się ją zrobić bez kolizji z pracą operacyjną, na przykład po zakończeniu umowy z dostawcą. Krok jest zrobiony, kiedy masz listę z terminami i kwotami, którą zarząd może zatwierdzić w całości.
Zapisz konfigurację i aktualizuj ją przy zmianach
Opis środowiska ma zawierać schemat sieci, role serwerów, listę systemów z wersjami, zasady nadawania uprawnień i kontakty do dostawców. Dokument przydaje się dopiero wtedy, gdy jest aktualny, więc powiąż jego aktualizację z każdą zmianą w środowisku zamiast z przeglądem raz w roku. Krok jest zrobiony, kiedy nowa osoba w firmie albo nowy dostawca potrafi z tego opisu odtworzyć układ środowiska bez rozmowy z nikim.
Czego nie robić?
Co musi dać firma po swojej stronie?
Potrzebna jest decyzja zarządu o tym, kto odpowiada za IT, i zgoda na to, żeby ta osoba miała dostęp do umów oraz budżetu. Poza tym czas pracowników na rozmowy o tym, jak dziś wygląda ich praca, wejście do serwerowni i szaf sieciowych oraz komplet faktur i umów z dostawcami z ostatnich lat.
Jak realizuje to Lizard?
Lizard prowadzi obsługę informatyczną firm w modelu stałej opieki, obejmującej monitoring systemów, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, zabezpieczenie sieci i urządzeń oraz obsługę użytkowników zdalnie i lokalnie. Zakres obejmuje administrację serwerami, maszynami wirtualnymi, bazami danych, aplikacjami i pocztą, więc środowisko zebrane z pojedynczych zakupów trafia pod jedną odpowiedzialność. Firma działa od ponad 26 lat i ma dziesięć oddziałów w Polsce, co pozwala obsłużyć także organizacje z kilkoma lokalizacjami.
Współpraca zaczyna się zwykle od audytu stanu systemu i zabezpieczeń, którego wynikiem jest inwentaryzacja komponentów serwerowych i sieciowych, opis ról serwerów, informacja o sieci, firewallu i ochronie antywirusowej, o wykorzystywanych usługach chmurowych, konfiguracji stacji roboczych oraz o uprawnieniach do systemów. Raport zawiera rekomendacje i propozycje technologii, a w razie potrzeby powstaje prezentacja dla zarządu. Dalszą obsługę Lizard prowadzi w pakietach, od podstawowego wsparcia po trzecią linię z udziałem architektów IT.
#MyWiemyJakToZrobić!
Kompetencje potwierdzone standardem i partnerstwem
ISO/IEC 27001 to norma systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, wdrożona i utrzymywana w Lizard. Przy porządkowaniu środowiska oznacza to, że zasady nadawania uprawnień, rejestrowania zmian i postępowania z dostępami są już opisane po stronie dostawcy, więc Twoja firma dostaje gotowy wzorzec zamiast budować go od zera.
Microsoft Solutions Partner w obszarach Azure, Microsoft 365 i Defender. Przy porządkowaniu kont i licencji ma to znaczenie praktyczne, bo przeniesienie subskrypcji z prywatnych kont pracowników na tenant firmowy, uporządkowanie uprawnień i ustawienie zasad dostępu prowadzone jest w kanale partnerskim, ze wsparciem producenta.
Lansweeper to narzędzie do inwentaryzacji zasobów IT, wykorzystywane przez Lizard w usłudze monitorowania sieci i systemów. Wykrywa urządzenia i oprogramowanie pracujące w sieci firmy i utrzymuje ich spis w jednym miejscu, co zastępuje arkusz prowadzony ręcznie i pokazuje sprzęt, o którym w firmie nikt już nie pamiętał.
Opieka informatyczna dla firm
#MyWiemyJakToZrobić!
Obsługa IT
Dzięki specjalizacji w wielu dziedzinach IT możemy profesjonalnie zająć się kompleksową obsługą IT Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, doradzimy Ci, co możemy wspólnie zrobić.
Outsourcing IT
To idealne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zdalna obsługa danego projektu daje jakość usług przy optymalnych kosztach.
Usługi IT
Zajmujemy się projektowaniem, wdrażaniem i utrzymaniem systemów IT. Ofertujemy usługi chmurowe i sieciowe dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.
Helpdesk IT
Sprawna naprawa błędów informatycznych, dostęp do oprogramowania w ramach outsourcingu, dostęp do specjalistów od systemów IT czy sieci komputerowych.
Bazy danych
Dane to jedna z najistotniejszych wartości w wielu firmach. Administrując bazy danych dbamy o bezpieczeństwo Twojego biznesu.
Bezpieczeństwo IT
Jako Eksperci od cyberbezpieczeństwa IT, pomożemy w zabezpieczeniu systemów i sieci w Twojej firmie od firewall po politykę backup dla Twoich danych.
Najlepsi specjaliści IT dla Twojej firmy
Łączymy siły, by Twój zespół działał
Postaw na Lizard! W naszej firmie it oferujemy elastyczne pakiety obsługi informatycznej dopasowane do Twoich potrzeb, pakiety Basic, Basic Plus, Professional, Expert. Sprawdź wszystkie pakiety.
Audyt IT
Podczas audytu informatycznego sprawdzamy, czy dany system informatyczny i związane z nim zasoby są właściwie chronione.
Zobacz nasze artykuły
{acf_problem_definicja_akapit}
#MyWiemyJakToZrobić!
