Problem z odejściem jedynego informatyka w firmie
Odejście informatyka z firmy, w której jest on jedyną osobą od IT, zostawia zarząd z pytaniem, kto od poniedziałku ma hasła do serwera, kto odbiera zgłoszenia od pracowników i kto wie, kiedy kończą się umowy z dostawcami. Czasu na odpowiedź jest tyle, ile zostało do ostatniego dnia pracy.
Co musisz wiedzieć?
Realny czas na przekazanie jest krótszy niż okres wypowiedzenia, bo pochłania go zaległy urlop, bieżące zgłoszenia i projekty domykane przed odejściem.
Lista haseł nie wystarcza do przejęcia środowiska. Potrzebujesz wiedzy, który dostawca obsługuje dane urządzenie, gdzie leży umowa i kiedy się kończy.
Część dostępów jest powiązana z prywatną skrzynką i telefonem informatyka, bo tam trafiają adresy odzyskiwania hasła i drugi składnik logowania.
Wyłączenie konta imiennego nie odcina dostępu do kont współdzielonych i serwisowych. Hasła do nich zmieniasz osobno, po ostatnim dniu pracy.
Brak administracji nie objawia się od razu. Widać go przy pierwszej awarii, wygaśnięciu certyfikatu albo nieudanej aktualizacji systemu.
Odejście informatyka sprawdza, co firma wie o własnym IT
Wiesz, do jakich systemów i kont ma dziś dostęp Twój informatyk?
Zamów konusltację z inżynierem Lizard.
Kreujemy standardy
Zespół Lizard
Od ponad 26 lat odpowiadamy za ciągłość działania firm, które powierzają nam swoje IT.
Partnerstwo, które napędza biznes
Współpracujemy z liderami technologii, aby zapewnić bezpieczne i niezawodne rozwiązania backupu i ochrony danych.
Kto ma ten problem u siebie?
Problem dotyczy organizacji, w których całe IT trzyma się na jednej osobie, niezależnie od tego, czy jest to etatowy informatyk, czy współpracownik na stałym zleceniu. Wielkość środowiska ma tu mniejsze znaczenie niż to, ile osób poza nim potrafi się do niego zalogować
Właściciel firmy bez działu IT
Dostajesz wypowiedzenie i dopiero wtedy zaczynasz ustalać, czym ta osoba się zajmowała. Zgłoszenia szły do niej bezpośrednio, więc nigdzie nie ma ich historii. Poznasz problem po tym, że nie potrafisz wskazać, kto obsługuje Twój firewall, gdzie stoi serwer poczty i na czyje nazwisko zarejestrowana jest domena. Zwykle sięgasz po pomoc w ostatnim tygodniu wypowiedzenia albo już po nim.
Dyrektor operacyjny lub finansowy
Do Ciebie trafiają faktury za usługi IT, więc masz najpełniejszy obraz tego, za co firma płaci. Problem poznasz po tym, że przy części pozycji nikt nie umie powiedzieć, czego dotyczą i czy nadal są potrzebne. Po odejściu informatyka dochodzą odnowienia, o których nikt nie wiedział, bo powiadomienia szły na jego skrzynkę. Zwykle reagujesz przy pierwszej płatności bez właściciela.
Zarząd przy zmianie zakresu obowiązków
Informatyk zostaje w firmie, tylko przechodzi do innych zadań, prowadzi projekt albo obejmuje nowy dział. Formalnie nikt nie odchodzi, więc nikt nie przekazuje obowiązków. Poznasz to po tym, że sprawy IT nadal trafiają do tej osoby poza jej zakresem i czekają, aż znajdzie na nie czas. Zwykle sięgasz po wsparcie, gdy opóźnienia zaczynają dotykać pracy innych zespołów.
Z czego to wynika?
Dlaczego przekazanie się nie udaje?
Firma rzadko traci wiedzę o swoim IT w dniu odejścia. Traci ją przez lata, w których jedna osoba obsługiwała wszystko samodzielnie i nikt nie miał powodu tego sprawdzać, bo środowisko działało. Wypowiedzenie odsłania stan, który narastał wcześniej.
{acf_problem_definicja_akapit}
Zakres obowiązków nigdy nie został spisany
Stanowisko jednego informatyka rozrasta się przez lata, bo kolejne sprawy trafiają do niego naturalnie. Raz jest to serwer plików, potem centrala telefoniczna, kontakt z operatorem łącza, zamówienia sprzętu, a przy okazji strona firmowa albo sklep internetowy. Nic z tego nie przechodzi przez formalne rozszerzenie zakresu, więc kiedy ta osoba odchodzi, nie ma dokumentu, z którego wynika, co zostaje bez opieki.
Dostępy powstawały na prywatne konta i nazwisko
Konta u rejestratora domeny, w panelu hostingu, w sklepie z licencjami albo na portalu producenta zakłada zwykle ta osoba, która akurat ich potrzebuje. Adresem kontaktowym bywa jej skrzynka służbowa, adresem odzyskiwania hasła prywatna, a drugim składnikiem logowania jej telefon. Firma płaci za usługę i widzi ją na fakturze, tyle że nie ma technicznej możliwości przejęcia konta bez udziału tej osoby.
Dokumentacja kończyła się na etapie wdrożenia
Opisy powstają przy uruchamianiu środowiska, a potem rozjeżdżają się ze stanem faktycznym, bo każda zmiana konfiguracji jest szybsza od jej opisania. Po kilku latach dokumentacja pokazuje topologię, której już nie ma, i adresy, które zmieniono. Osoba pracująca w pojedynkę nie odczuwa tego jako braku, bo pamięta zmiany. Odczuwa to dopiero ten, kto przychodzi po niej.
Umowy i powiadomienia krążyły przez jedną skrzynkę
Do administratora trafiają przypomnienia o wygasających certyfikatach, odnowieniach domen, końcu wsparcia producenta i alerty z monitoringu. Dopóki jest w firmie, reaguje na nie po cichu i nikt inny ich nie widzi. Po odejściu skrzynka zwykle zostaje wyłączona razem z kontem, więc powiadomienia przestają docierać gdziekolwiek, a firma dowiaduje się o sprawie przez usługę, która przestała działać.
Czas na przekazanie skończył się szybciej, niż zakładano
Na przekazanie zostaje mniej czasu, niż wynika z długości wypowiedzenia, bo pochłania go zaległy urlop, bieżące zgłoszenia i projekty domykane przed ostatnim dniem. Jeśli rozstanie ma napiętą atmosferę, realna współpraca kończy się jeszcze wcześniej. Firmy zwykle zabierają się za przekazanie w momencie, w którym na uporządkowane przekazanie jest już za mało dni.
Co się dzieje, gdy nikt nie przejmie tych zadań?
Środowisko IT bez administratora nie zatrzymuje się od razu. Przez pierwsze tygodnie działa tak, jak zostało skonfigurowane, i to usypia czujność. Koszty pojawiają się w momentach, które wymagają decyzji albo reakcji, czyli przy awarii, przy zmianie po stronie dostawcy i przy każdym terminie, o którym nikt nie pamiętał.
Skutki operacyjne
Zgłoszenia pracowników przestają mieć adresata, więc trafiają do zarządu, do księgowości albo do osoby, która w zespole radzi sobie z komputerem najlepiej. Sprawy proste zostają rozwiązane, sprawy wymagające uprawnień administracyjnych czekają. Równolegle zatrzymują się prace, które ta osoba prowadziła, a o ich stanie nikt nie potrafi powiedzieć nic poza tym, że trwały. Przy pierwszej poważniejszej awarii firma szuka wykonawcy w trybie pilnym i płaci za czas reakcji, którego nie umówiła wcześniej.
Skutki finansowe
Po odejściu wychodzą na jaw usługi, za które firma płaci bez wiedzy o ich przeznaczeniu, i takie, które odnawiają się automatycznie. Osobna pozycja to wydatki wymuszone brakiem informacji, na przykład zakup sprzętu, który był jeszcze na gwarancji, albo wznowienie domeny po terminie. Jeśli konto u dostawcy jest zarejestrowane na odchodzącą osobę, odzyskanie kontroli nad nim bywa procedurą na tygodnie.
Bezpieczeństwo i dostępy
Wyłączenie konta imiennego nie kończy tematu, bo administrator zna hasła do kont współdzielonych, kont serwisowych, urządzeń sieciowych i paneli dostawców. Część z nich nie ma powiązania z konkretnym pracownikiem, więc z logów nie wynika, kto się logował. Dochodzą do tego dostępy zdalne skonfigurowane na potrzeby pracy poza biurem oraz dane firmowe na sprzęcie, który wraca w ostatnim dniu i zwykle nikt go nie sprawdza.
Wymagania regulacyjne
RODO wymaga, żeby dane osobowe przetwarzały wyłącznie osoby działające z upoważnienia administratora danych, więc po zakończeniu zatrudnienia firma powinna umieć wykazać, że dostęp został odebrany. ISO/IEC 27001 idzie dalej i wymaga zwrotu zasobów oraz odebrania lub zmiany uprawnień przy zakończeniu i przy zmianie zatrudnienia. W obu przypadkach wykazujesz się zapisem, z którego wynika, co odebrano, kiedy i kto to potwierdził.
Jak przejąć IT po odchodzącej osobie?
Kolejność ma tu większe znaczenie niż tempo. Najpierw ustalasz, co w ogóle jest do przejęcia, potem zabezpieczasz dostępy, a dopiero na końcu decydujesz o docelowym modelu obsługi. Każdy krok da się wykonać własnymi siłami, z udziałem odchodzącej osoby albo z zewnętrznym wykonawcą.
Spisz, co ta osoba faktycznie obsługuje
Przejdź z odchodzącym informatykiem przez systemy, urządzenia, umowy i dostawców, z którymi miał kontakt, i zapisuj to w jednym miejscu. Pomagają faktury z ostatniego roku, bo pokazują usługi, o których nikt już nie pamięta, oraz jego skrzynka służbowa ze zgłoszeniami do dostawców. Przy każdej pozycji notuj, kto jest dostawcą, jak się z nim kontaktować i na kogo zarejestrowana jest usługa. Krok jest zrobiony, kiedy przy żadnej pozycji nie pada odpowiedź, że wie to tylko on.
Przejmij konta u dostawców i w panelach
Zmień adres kontaktowy i adres odzyskiwania hasła na skrzynkę firmową, najlepiej grupową, i przepnij drugi składnik logowania na numer albo aplikację po stronie firmy. Dotyczy to rejestratora domeny, hostingu, portali producentów, sklepu z licencjami i panelu operatora łącza. Tam, gdzie konto założono na nazwisko, ustal z dostawcą procedurę zmiany właściciela, bo część wymaga pisemnego wniosku. Krok jest zrobiony, kiedy logujesz się do każdego panelu bez udziału odchodzącej osoby.
Zmień hasła do kont współdzielonych i serwisowych
Zacznij od haseł, które zna więcej niż jedna osoba, czyli od kont administracyjnych na serwerach, urządzeniach sieciowych, w konsoli kopii zapasowych i na kontrolerze domeny. Sprawdź wcześniej, gdzie te konta są używane w zadaniach automatycznych, żeby zmiana hasła nie zatrzymała kopii albo integracji między systemami. Krok jest zrobiony, kiedy zmienione hasła leżą w firmowym menedżerze, a żadnego z nich nie zna już osoba, która odchodzi.
Przekieruj alerty i powiadomienia na skrzynkę firmową
Monitoring, systemy kopii zapasowych, rejestratorzy domen i producenci oprogramowania wysyłają powiadomienia na adres podany przy konfiguracji, którym zwykle jest adres administratora. Załóż skrzynkę grupową, wpisz ją wszędzie tam, gdzie wcześniej był adres imienny, i wyznacz osobę, która ją czyta. Krok jest zrobiony, kiedy przez kolejne dwa tygodnie wpływają na nią powiadomienia z każdego systemu, który je wysyła.
Sprawdź kopie zapasowe, zanim ta osoba odejdzie
Poproś o odtworzenie próbki danych w Twojej obecności i o pokazanie, gdzie kopie są przechowywane, jak często powstają i kto dostaje informację o błędzie zadania. To ostatni moment, w którym możesz to zweryfikować bez kosztów. Przy okazji ustal, czy kopie obejmują pocztę i dane w chmurze, bo tam najczęściej pojawia się luka. Krok jest zrobiony, kiedy widziałeś odtworzony plik i wiesz, kto zobaczy komunikat o nieudanej kopii w przyszłym tygodniu
Wyznacz, kto od pierwszego dnia odbiera zgłoszenia
Pracownicy i tak będą zgłaszać problemy, więc ustal jeden adres albo numer, pod który mają pisać, nawet jeśli po drugiej stronie nie ma na początku nikogo z uprawnieniami administracyjnymi. Zgłoszenia zbierane w jednym miejscu pokazują po kilku tygodniach, czym ta osoba naprawdę się zajmowała. Krok jest zrobiony, kiedy pracownicy przestają szukać pomocy prywatnymi kanałami i wiedzą, gdzie kierować sprawy.
Zdecyduj o modelu obsługi, zanim zaczniesz rekrutację
Zanim ogłosisz rekrutację, sprawdź, czy zakres z pierwszego kroku da się rozdzielić. Obsługa użytkowników wymaga dostępności w godzinach pracy, administracja serwerami i sieciami wymaga innych kompetencji i nie musi odbywać się na miejscu. Zatrudnienie następcy na ten sam szeroki zakres zwykle odtwarza układ, w którym firma znów zależy od jednej osoby. Krok jest zrobiony, kiedy każda pozycja z listy ma przypisanego wykonawcę, wewnętrznego albo zewnętrznego.
Czego nie robić?
Czego to wymaga po Twojej stronie?
Potrzebujesz decyzji zarządu o tym, kto prowadzi przejęcie i ma prawo zmieniać hasła oraz umowy. Potrzebujesz czasu odchodzącej osoby, wpisanego w kalendarz na konkretne godziny. Poza tym udziału księgowości przy odtwarzaniu listy dostawców z faktur, dostępu do korespondencji z dostawcami oraz miejsca, w którym przechowasz hasła po zmianie.
Jak robimy to w Lizard?
W Lizard przejmujemy obsługę informatyczną w trzech układach. Przy normalnym przekazaniu obowiązków pracujemy razem z odchodzącą osobą i korzystamy z tego, co wie o środowisku. Przy przekazaniu bez dokumentacji odtwarzamy stan środowiska własnymi siłami. Przy rozstaniu, w którym firma straciła zaufanie do informatyka lub do poprzedniego dostawcy, przejmujemy administrację i zabezpieczamy systemy w ciągu kilku godzin. Na każdy z tych wariantów opracowujemy plan prac, żeby przejęcie nie zatrzymało bieżącej pracy firmy.
Stałą obsługę zaczynamy od audytu stanu systemu i zabezpieczeń. Dostajesz z niego inwentaryzację komponentów serwerowych i sieciowych, opis ról i konfiguracji serwerów, stan sieci, firewalla i ochrony antywirusowej oraz informację o uprawnieniach do systemów. Na tej podstawie przejmujemy administrację i uzupełniamy dokumentację powykonawczą, polityki i procedury, a nasi administratorzy utrzymują je zgodnie ze stanem faktycznym. Pracujemy w pakietach Basic, Basic Plus, Professional i Expert, z podziałem na I, II i III linię wsparcia.
#MyWiemyJakToZrobić!
Na czym opieramy przejęcie środowiska?
ISO/IEC 27001 to norma systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, którą Lizard ma wdrożoną u siebie. Przy przejęciu środowiska oznacza to ustalony sposób postępowania z hasłami, kontami administracyjnymi i dokumentacją, którą od Ciebie dostajemy, oraz zapisany moment, w którym dostęp trafia do nas i wychodzi z rąk poprzedniej osoby.
Microsoft Solutions Partner obejmuje u nas Azure, Microsoft 365 i Defender. Tożsamość i uprawnienia w większości firm są trzymane w Active Directory i w Microsoft 365, więc to tam odbywa się przejęcie kont administracyjnych, zmiana adresów odzyskiwania i uporządkowanie tego, kto i do czego ma dostęp po odejściu informatyka.
Lansweeper to narzędzie do inwentaryzacji zasobów IT, z którego korzystamy u klientów. Po odejściu osoby, która znała środowisko z pamięci, skanowanie sieci pokazuje sprzęt, systemy operacyjne i zainstalowane oprogramowanie bez opierania się na tym, co ktoś zapamiętał albo zapisał w arkuszu.
Przejęcia środowisk IT w praktyce
#MyWiemyJakToZrobić!
Outsourcing informatyczny dla firm
#MyWiemyJakToZrobić!
Obsługa IT
Dzięki specjalizacji w wielu dziedzinach IT możemy profesjonalnie zająć się kompleksową obsługą IT Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, doradzimy Ci, co możemy wspólnie zrobić.
Outsourcing IT
To idealne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zdalna obsługa danego projektu daje jakość usług przy optymalnych kosztach.
Usługi IT
Zajmujemy się projektowaniem, wdrażaniem i utrzymaniem systemów IT. Ofertujemy usługi chmurowe i sieciowe dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.
Helpdesk IT
Sprawna naprawa błędów informatycznych, dostęp do oprogramowania w ramach outsourcingu, dostęp do specjalistów od systemów IT czy sieci komputerowych.
Bazy danych
Dane to jedna z najistotniejszych wartości w wielu firmach. Administrując bazy danych dbamy o bezpieczeństwo Twojego biznesu.
Bezpieczeństwo IT
Jako Eksperci od cyberbezpieczeństwa IT, pomożemy w zabezpieczeniu systemów i sieci w Twojej firmie od firewall po politykę backup dla Twoich danych.
Najlepsi specjaliści IT dla Twojej firmy
Łączymy siły, by Twój zespół działał
Postaw na Lizard! W naszej firmie it oferujemy elastyczne pakiety obsługi informatycznej dopasowane do Twoich potrzeb, pakiety Basic, Basic Plus, Professional, Expert. Sprawdź wszystkie pakiety.
Audyt IT
Podczas audytu informatycznego sprawdzamy, czy dany system informatyczny i związane z nim zasoby są właściwie chronione.
Zobacz nasze artykuły
{acf_problem_definicja_akapit}
#MyWiemyJakToZrobić!
